Videokonferenz - ein Praxisbeispiel

Videokonferenz – der Weg zum Erfolg!

Allgemein, Videokonferenz in der Praxis 27. Januar 2012

Videokonferenzsysteme haben mittlerweile Einzug in viele Unternehmen gefunden. Der Vorteil von Videokonferenzsystemen liegt auf der Hand – Kostenersparnis durch effektives Arbeiten ist das Ziel. Ein Beispiel:

Als Beispiel für die Verwendung von Videokonferenzsystemen ist in etwa ein bekanntes internationales Unternehmen im Kunststoffbereich zu erwähnen. Dieses Unternehmen beschäftigt sich mit der Entwicklung und Produktion von Artikeln für Kleinkinder. Videokonferenzen gehören hier zur täglichen Arbeit und sind bereits mit der Benutzung der Telefonanlagen gleichzusetzen.

Bei der Entwicklung eines neuen Produktes werden die ersten Entwürfe und Designs über die verschiedenen internationalen Standorte hinweg, per Videokonferenz präsentiert und anschließend diskutiert. Videokonferenzsysteme sind hier fallweise zeitgleich in Deutschland, Skandinavien und in den USA in Benutzung.

Um die technischen Möglichkeiten von Videokonferenzen voll auszuschöpfen, sind alle Standorte mit zwei bis drei Bildschirmen ausgestattet. Die Verwendung von mindestens zwei Bildschirmen ermöglicht einerseits, seinen Gesprächspartner direkt in die Augen zu schauen, andererseits können Daten auf den zweiten Bildschirm über die verschiedenen Standorte hinweg parallel dazu ausgetauscht werden.

Sobald die Konzeptionsphase eines Projektes abgeschlossen ist, werden im Unternehmen auch die ersten realen Muster und Farben für die erste Beurteilung über Videokonferenz ausgetauscht. Durch die Verwendung von Beamersystemen können Objekte gezielt angezoomt und so auch rasch Tausende Kilometer weiter zeitgleich gesehen werden.

Seit der Verwendung von Videokonferenzsystemen wurden Projektdauer und Projekteffizienz nachhaltig verbessert. Neben der Verwendung auf Projektebene werden Videokonferenzsysteme auch für Meetings standortübergreifend genutzt. War es vorher noch notwendig für eine Besprechung teilweise einen ganzen Arbeitstag zu blockieren, werden einzelne Mitarbeiter jetzt nur noch punktuell hinzugeschaltet.

Die Videokonferenztechnik hat dazu geführt, die Anzahl der Dienstreisen zu senken und bei Kosten für Flug und Logis zu sparen. Auch die Kosten für teuren internationalen Expressversand von Mustern und Dokumenten wurden erheblich reduziert. Aufgrund einer raschen und zeitgleichen Übertragung von Informationen können Entscheidungen nun schneller getroffen werden – der durchschnittliche Durchlaufprozess eines Projektes hat sich verkürzt. Nach anfänglicher Skepsis hat bei den Mitarbeitern die Verwendung von Videokonferenzsystemen großen Anklang gefunden. Oft lassen sich Problemstellungen durch Face-to-Face Diskussionen einfacher und schneller lösen als durch ein Telefongespräch.

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